Thiết lập cơ bản cho quản lý kho và chuỗi cung ứng trong Odoo

Để tìm hiểu và bắt đầu ứng dụng phân hệ quản lý kho cho doanh nghiệp của bạn, bạn nên tìm hiểu trước:

• Sản phẩm và các thiết lập liên quan

• Một số khái niệm về kho hàng

Phân quyền trong tính năng quản lý kho hàng

Mặc định Odoo phân quyền như sau:

Trên giao diện phân quyền tài khoản người dùng, menu phân quyền cho module kho hàng sẽ có 3 lựa chọn cho bạn:

• Không chọn: không được quyền truy cập module

• Người dùng: Tạo các dịch chuyển kho (nhập/ xuất kho)

• Quản trị viên: Quản lý việc nhập, xuất kho, tạo sản phẩm, quản lý số lượng sản phẩm tồn kho,....

Thông thường bạn có thể phân cho thủ kho, người quản lý kho ở cấp người dùng và người quản lý kho, chuỗi cung ứng ở cấp quản lý

Phân quyền khi cài thêm tính năng của Odoo:

Nếu bạn cài đặt thêm tính năng phân quyền từng kho hàng Multi Warehouse Access Control, bạn có thêm phân quyền chi tiết từng kho để thủ kho quản lý kho nào chỉ thấy dữ liệu và thao tác trên kho đó.

• Không chọn: không được quyền truy cập module

• Người dùng: chỉ thấy tài liệu của mình: khi được phân quyền kho nào chỉ thao tác ở kho đó

• Quản lý kho: chỉ được thao tắc và xem các số liệu kho được phân quyền

• Người dùng: Tạo các dịch chuyển kho (nhập/ xuất kho) toàn hệ thống

• Quản trị viên: Quản lý việc nhập, xuất kho, tạo sản phẩm, quản lý số lượng sản phẩm tồn kho,....toàn hệ thống

Với bộ phân quyền mới này, các doanh nghiệp có tình huống quản lý đa kho ở nhiều nơi với các thủ kho riêng sẽ có thể khắc phục việc phân quyền chưa được chi tiết của Odoo gốc.

Cấu hình tính năng quản lý Kho vận

Để có thể tạo kho mới, bạn phải cho phép hệ thống quản lý nhiều vị trí. Trong mô-đun Hàng tồn kho, mở menu Thiết lập ‣ thiết lập chung

Note: Một số tính năng chỉ có ở bản Odoo Enterprise chúng tôi sẽ không đề cập tới trong tài liệu này.

Giao nhận:

• Giao nhận theo lô: hàng hóa khi giao nhận có thể được gom in nhiều phiếu giao nhận 1 lần để giao cho đơn vị vận chuyển

• Giao hàng theo gói: đóng gói các sản phẩm trước khi giao hàng và theo vết chúng

• Các cảnh báo: Nhận các cảnh báo mang tính chất thông tin hoặc chặn không cho giao nhận hàng với 1 đối tác nào đó

• Giữ phần:

• • Ngay khi xác nhận đơn bán: hàng hóa sẽ được giữ phần để giao khi các đơn bán được xác nhận

  • Thủ công hoặc dựa trên trình điều độ tự động: chỉ khi người dùng vào phiếu xuất kho để ấn nút giữ phần hoặc khi trình điều độ chạy theo chu kỳ mà người dùng đặt (VD: 8h 1 lần, 24h 1 lần...)

Vận chuyển:

• Email xác nhận: Gửi email tự động xác nhận khi giao hàng

• Phí giao hàng: Cho phép tính phí giao hàng trên đơn hàng bán

Sản phẩm: Xem hướng dẫn bài sản phẩm

Truy xuất nguồn gốc:

• Số Lô & Serial: truy xuất nguồn gốc của sản phẩm. Nếu được kích hoạt, tất cả các giao nhận liên quan đến sản phẩm có gán với số lô & serial đều sẽ phải nhập chi tiết trước khi xác nhận dịch chuyển.

• Ký gửi: có thể thiết lập chủ sở hữu cho các địa điểm lưu trữ hàng hóa trong kho.

Định giá: 

• Chi phí về kho (landed cost): tính năng phân bổ các chi phí giao nhận hàng hóa vào giá vốn của hàng hóa trong kho theo từng bước giao nhận.

Kho hàng:

• Đa địa điểm kho: Mỗi kho hàng có thể tạo thành nhiều địa điểm lưu trữ hàng hóa tương ứng và có thể quản lý chi tiết hàng hóa được sắp xếp lưu trữ theo địa điểm

• Quy tắc sắp xếp: Hàng hóa sẽ được tạo các quy tắc cố định cho từng mặt hàng. Ví dụ luôn luôn hàng số 01 nhận về kho A sẽ được để ở kệ A1

• Đa nhà kho: Doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa theo nhiều kho. Thường mỗi vị trí địa lý khác nhau và có người quản lý riêng sẽ được tách thành một kho riêng

• Các tuyến nhiều bước: có thể xây dựng đường đi của hàng hóa nhiều bước dịch chuyển

Điều độ nâng cao: 

• Thời gian an toàn cho bán hàng: khoảng thới gian cộng thêm khi tính toán thời gian giao hàng cho khách để đảm bảo nếu có sự cố vẫn có thể đúng hẹn

• Thời gian an toàn cho mua hàng:  khoảng thới gian cộng thêm khi tính toán thời gian đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo nếu có sự cố vẫn có thể vấn có hàng hóa đúng thời gian mình cần.

Tạo Kho hàng mới

Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, bạn sẽ tạo các kho hàng tương ứng với những kho bạn đang quản lý. Trong quá trình kinh doanh nếu có thêm kho mới bạn có thể tạo thêm bất cứ lúc nào hoặc với các kho không còn sử dụng bạn có thể vô hiệu hóa nó đi.

Mở menu Kho vận ‣  Cấu hình ‣ Quản lý kho ‣ Kho hàng

Trong màn hình kho, bấm vào Tạo. Một màn hình mới xuất hiện, bạn có thể thiết lập một số thông tín sau

• Tên kho hàng: sẽ được hiển thị khi bạn chọn các địa điểm giao nhận hàng hóa ở đoan hàng mua, bán, vì vậy bạn cần đặt tên dễ phân biệt để người dùng hình dung và lựa chọn chính xác

• Tên viết tắt: các bút toán kho khi được tạo tự động với hoạt động của kho này sẽ có tiền tố lấy tên viết tắt.  Vì vậy hãy đảm bảo bạn chọn một tên dễ hiểu và dễ nhập.

• Địa chỉ: bạn có thể chọn một công ty hiện có hoặc tạo một liên hệ kiểu địa chỉ nếu kho nằm ở một vị trí địa lý khác.

• Lô hàng

• • Lô hàng nhận:

  • • Nhận hàng trực tiếp (1 bước): Chọn phương án này nếu kho chỉ có 1 bước nhận hàng. Sẽ chỉ có 1 phiếu nhận hàng được tạo khi xác nhận đơn hàng mua

    • Nhận hàng vào địa điểm đầu vào và lưu kho sau đó (2 bước): Trường hợp bạn muốn chia thành 2 bước ví dụ qua bước địa điểm dỡ hàng trước khi về địa điểm lưu trữ hàng hóa. Lúc này sẽ xuất hiện 2 phiếu nhận hàng tương ứng

    • • Phiếu nhận hàng từ Nhà cung cấp về địa điểm dỡ hàng

      • Phiếu nhận hàng từ địa điểm dỡ hàng về lưu trữ

    • Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước): trường hợp bạn muốn chia thành 3 bước ví dụ qua bước địa điểm dỡ hàng, kiểm tra chất lượng trước khi về địa điểm lưu trữ hàng hóa. Lúc này sẽ xuất hiện 3 phiếu nhận hàng tương ứng

    • • Phiếu nhận hàng từ Nhà cung cấp về địa điểm dỡ hàng

      • Phiếu nhận hàng từ địa điểm dỡ hàng về địa điểm kiểm tra chất lượng

      • Phiếu nhận hàng từ địa điểm kiểm tra chất lượng về lưu trữ hàng về lưu trữ

  • Lô hàng giao:

  • • Giao hàng trực tiếp (1 bước): Chọn phương án này nếu kho chỉ có 1 bước giao hàng. Sẽ chỉ có 1 phiếu giao hàng được tạo khi xác nhận đơn hàng bán

    • Xuất kho và giao hàng (2 bước): Trường hợp bạn muốn chia thành 2 bước ví dụ qua bước địa điểm đóng gói hàng trước khi giao cho khách. Lúc này sẽ xuất hiện 2 phiếu giao hàng tương ứng

    • • Phiếu giao hàng từ địa điểm lưu trữ về địa điểm đóng gói hàng

      • Phiếu giao hàng từ địa điểm đóng gói hàng đến khách hàng

    • Đóng gói, xuất hàng và giao hàng (3 bước): trường hợp bạn muốn chia thành 3 bước ví dụ qua bước địa điểm, kiểm tra chất lượng, địa điểm đóng gói trước khi giao cho khách hàng. Lúc này sẽ xuất hiện 3 phiếu nhận hàng tương ứng

    • • Phiếu giao hàng từ địa điểm lưu trữ sang địa điểm kiểm tra chất lượng

      • Phiếu nhận hàng từ địa điểm kiểm tra chất lượng sang địa điểm 

      • Phiếu nhận hàng từ địa điểm kiểm tra chất lượng về lưu trữ hàng về lưu trữ

• Tái cung ứng

• • Sản xuất để tái cung ứng: sử dụng một địa điểm để sản xuất sản phẩm

  • • Sản xuất (1 bước)

    • Nhận nguyên vận liệu và sản xuất (2 bước)

    • Nhận nguyên vận liệu, sản xuất rồi lưu kho sản phẩm (3 bước)

• Mua để tái cung ứng: Có thể mua hàng háo về kho này

Tạo địa điểm hàng hóa

Menu Kho vận/ Cấu hình/ Quản lý kho/ Địa điểm kho:

Note: các địa điểm kho có cấu trúc phả hệ (cha-con)

• Tên địa điểm: 

• Địa điểm cha

• Thông tin bổ sung

• • Kiểu địa điểm

  • • Địa điểm nội bộ: là các địa điểm vật lý để lưu trữ hàng hoá. Các địa điểm có thể có cấu trúc phả hệ, ví dụ: Địa điểm Dự trữ có địa điểm con là giá A, giá B. Trong Giá 1 lại có ngăn 1, ngăn 2... Để đơn giản hãy hình dung đến các khu bày hàng trong các siêu thị lớn như Metro, BigC,...

    • Địa điểm đầu vào: có thể dùng làm nơi tiếp nhận hàng hoá trước khi đưa vào địa điểm Dự trữ trong quy trình luân chuyển hàng hoá ở các tuyến logistics

    • Địa điểm đầu ra: có thể dùng làm nơi tiếp nhận hàng hoá từ địa điểm Dự trữ trước khi giao cho khách hàng trong quy trình luân chuyển hàng hoá ở các tuyến logistics

    • Địa điểm Chỉ xem: Hàng hoá không thể lưu trữ ở địa điểm này. Thường được sử dụng để gom các địa điểm nội bộ. Như trong ví dụ trên, nếu ta cho cả 3 địa điểm Dự trữ, Đầu vào, Đầu ra cùng thuộc một địa điểm kiểu chỉ xem có thể là View thì khi cần xem số lượng tồn trong cả 3 địa điểm trên, ta chỉ cần xem số lượng tồn của địa điểm View, thay vì phải cộng thủ công số lượng tồn của 3 địa điểm kia

    • Địa điểm Nhà cung cấp

    • • Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động nhập hàng từ nhà cung cấp về kho. Ví dụ: Nhà cung cấp -> Dự trữ

      • Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 156, Có 151.

    • Địa điểm khách hàng

    • • Là một kiểu địa điểm được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động giao hàng từ kho đến khách hàng. Ví dụ: Dự trữ -> Khách hàng

      • Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 632, Có 156.

    • Địa điểm Kiểm kê

    • • Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động kiểm kho. Hàng bị mất khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Dự trữ -> Kiểm kê"; Hàng thừa khi kiểm kho sẽ sinh ra dịch chuyển "Kiểm kê -> Dự trữ"

      • Có thể phát sinh bút toán kho tự động nếu hàng hoá được thiết lập ở chế độ định giá tồn kho tự động, ví dụ: Nợ 1381, Có 156 khi kiểm kho mất hàng; hoặc Nợ 156, Có 3381 khi kiểm kho mà thừa hàng.

    • Địa điểm chuyển tiếp

    • • Là một kiểu địa điểm ảo được sử dụng làm đối ứng trong hoạt động luân chuyển hàng hoá liên kho. Một chu trình tiêu chuẩn là: Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ. VD: "Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp" là dịch chuyển xuất kho của Kho 1 / Dự trữ