Kế toán mua hàng với Odoo

Kế toán mua hàng trong Odoo cũng được kế thừa dữ liệu từ phân hệ mua hàng sang để quản lý chặt chẽ từ khâu phát sinh các yêu cầu đến khi đơn hàng hoàn thành, theo dõi hóa đơn mua và công nợ với nhà cung cấp.

Mối liên hệ với bộ phận mua

Thông thường trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng là một bộ phận riêng biệt. Bộ phận mua hàng sẽ có trách nhiệm phát hiện, tiếp nhận, phân tích các yêu cầu mua sắm hàng hóa để tiến hành tìm hiểu các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp, giá cả... đảm bảo giúp Công ty mua được những hàng hóa cần thiết với nguồn cung ứng dồi dào, giá rẻ nhất và chất lượng nhất.

Với Odoo, tính năng mua hàng được kết hợp chặt chẽ với các tính năng khác, trong đó có kế toán để tạo thành một hệ sinh thái đầy đủ, thông suốt theo quy trình, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn và các bộ phận phối hợp công việc nhịp nhàng hơn.

Xem thêm: Cách tạo hóa đơn và theo dõi hóa đơn từ phân hệ mua hàng

Sau khi hoàn thành quy trình mua hàng, thay vì việc bộ phận kế toán phải chờ nhận chứng từ bên phòng mua chuyển sang thì ngay khi hoàn thành thủ tục, nhân viên mua hàng tọa hóa đơn dự thảo chuyển snag kế toán để tiện theo dõi và có kế hoạch chuẩn bị chi trả công nợ theo các điều khoản của hợp đồng mua

Khi nhận được hóa đơn chính thức từ nhà cung cấp, kế toán viên xem xét tính xác thực, cập nhật lại thông tin ngày hóa đơn.... và ghi nhận tại thời điểm đó.

Nghiệp vụ mua hàng - Thanh toán

Khi đó kế toán truy cập Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn nhà cung cấp, kế toán sẽ nhận được hóa đơn đang ở chế độ dự thảo. Căn cứ vào giấy tờ (hóa đơn, phiếu giao hàng...) kế toán kiểm tra nội dung hóa đơn dự thảo, sửa đổi hoặc bổ sung các thông tin (ngày hóa đơn, số hóa đơn....)

 Kế toán chọn sửa để tiếp tục hoàn thiện thông tin hóa đơn; ngoài ra, kế toán còn phải kiểm tra tính hợp lỹ, hợp lệ của các giấy tờ khác như Báo giá, Hợp đồng mua bán, Biên bàn thanh lý hợp đồng...

 

 

 

Hóa đơn được tạo từ đơn mua sẽ được lưu thông tin của đơn mua ngay tại phần trao đổi của hóa đơn, kế toán trước hết có thể kiểm tra qua tài liệu file mềm đính kèm tại đơn mua hàng và yêu cầu cung cấp đầy đủ bộ chứng từ liên quan.

 

 

Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, cũng như hoàn thiện các thông tin của hóa đơn, kế toán chọn lưu và vào sổ để ghi lại các phát sinh.

 

 

Kiểm tra việc hạch toán kế toán ngay trên tab Phát sinh kế toán của hóa đơn

 

 

Hóa đơn được vào sổ, đồng thời ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp tăng lên. Căn cứ vào điều khoản thanh toán/ đề nghị thanh toán đã được duyệt kế toán thực hiện tạo phiếu chi tiền mặt/ giấy báo Nợ với tiền gửi ngân hàng ngay tại nút Thanh toán trên hóa đơn.

 

 

Một cửa sổ mới của phiếu thanh toán mở ra, cho phép kế toán lựa chọn các thông tin: Sổ nhật ký (tiền gửi đồng Việt Nam/ tiền gửi USD/ tiền mặt..), ngày thanh toán, số tiền chi thanh toán, các ghi nhớ khi thanh toán....

Ví dụ ở đây chọn chi tiền mặt thanh toán hóa đơn cùng ngày (mua hàng thanh toán ngay), bấm chọn xác nhận để hoàn thành phiếu chi tiền.

 

 

Phiếu thanh toán được xác nhận hóa đơn ngay lập tức được đưa về trạng thái đã thanh toán:

 

 

Theo chỉ dẫn mũi tên, kế toán có thể xem lại phiếu thanh toán vừa tạo ngay tại đây. Hoặc vào Kế toán > Nhà cung cấp > Thanh toán, sử dụng các bộ lọc, cách nhóm... để có thể kiểm tra được tất cả các phát sinh theo các tiêu chí lọc/ nhóm:

 

 

Tại đây, kế toán có thể dễ dàng xem lại được các phiếu đã thanh toán, dù tiền gửi hay tiền mặt.

 

 

Đồng thời, ngay tại đây kế toán có thể tạo mới phiếu thanh toán cho bất kỳ nhà cung cấp nào hoặc phiếu thu tiền từ bất kỳ khách hàng nào mà không cần phải theo hóa đơn: kiểu thanh toán này được kế toán sử dụng phổ biến hơn cho các hoạt động ứng trước tiền mua hàng, khách hàng trả trước tiền mua hàng, hay việc thu/ chi chưa xác định cụ thể cho hóa đơn nào... bằng cách bấm tạo:

 

 

Chi tiết cửa sổ thanh toán cho phép lựa chọn các kiểu thanh toán: thu tiền, chi tiền, chuyển tiền nội bộ (đây là phiếu dành riêng cho hoạt động chuyển tiền nội bộ doanh nghiệp có thể là tiền mặt và tiền gửi...)

 

Lưu và xác nhận phiếu thanh toán, phát sinh chi tiền sẽ được tạo ra.

Kiểm tra phát sinh liên quan

Để kiểm tra toàn bộ các bút toán được sinh ra kế toán có thể truy cập theo 2 cách:

Cách 1: Truy cập Kế toán > Kế toán > Bút toán sổ nhật ký:

Tại đây, Odoo cho phép có thể tùy chỉnh xem xét theo các bộ lọc/ các kiểu nhóm bút toán khác nhau, ở đây ta ví dụ xem các bút toán được nhóm theo sổ nhật ký:

Bấm vào mũi tên trỏ xuống, chúng ta sẽ xem chi tiết được từng bút toán và có thể mở ra để xem phát sinh chi tiết:

Cách 2: Truy cập Kế toán > Kế toán > Phát sinh kế toán

Để xem được phát sinh kế toán cần bật chế độ phát triển: Ngay sau web trên link truy cập, bạn thêm ?debug=1

Tương tự, với rất nhiều tính năng được liệt kê tại bộ lọc/ kiểu nhóm kế toán sẽ tìm được các phát sinh mong muốn, ví dụ: tìm các phát sinh liên quan đến tài khoản 331 và đã được vào sổ

Ngay tại Kế toán > Kế toán > Mua hàng/ Sổ cái đối tác: Kế toán hay các quản lý có thể xem được báo cáo mua hàng cũng như xem được thông tin công nợ của đối tác thông qua Sổ cái đối tác một cách chi tiết và đầy đủ theo từng hóa đơn phát sinh...

Để xem báo cáo công nợ chi tiết theo các chỉ tiêu phát sinh Nợ/ Có đặc thù của nghiệp vụ kế toán đối với nhà cung cấp  truy cập Kế toán > Báo cáo > Tuổi nợ phải trả hoặc Sổ cái đối tác để chi tiết các phát sinh nợ/ có, số dư đầu kỳ/ cuối kỳ...

Ví dụ báo cáo tuổi nợ phải trả, được tổng hợp thể hiện theo từng nhà cung cấp

Bấm chuột vào mũi tên ngay đầu tên mỗi nhà cung cấp, phần mềm sẽ chi tiết cho người xem các hóa đơn phát sinh, bút toán sổ nhật ký, hay thêm chú thích cho phát sinh...

Trường hợp khác

Ở phía trên, chúng ta tìm hiểu nghiệp vụ kế toán mua hàng với mối quan hệ chặt chẽ với quy trình mua hàng, tuy nhiên trong doanh nghiệp nói chung có rất nhiều các chi phí đầu vào khác phát sinh thường xuyên như tiền điện, tiền nước... mà không được theo dõi bởi bộ phận mua thì kế toán hạch toán như thế nào.

Odoo - Kế toán hoàn toàn cho phép kế toán có thể tự tạo lập hóa đơn trong hệ thống dựa vào hóa đơn từ nhà cung cấp đơn giản bằng truy cập Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn nhà cung cấp và chọn Tạo mới:

Các thao tác kiểm tra và hoàn thiện thông tin hóa đơn được thực hiện tương tự như trình bày ở trên (kiểm tra hóa đơn dự thảo), kế toán có thể đính kèm file hóa đơn...ngay tại đây để tiện việc kiểm tra lại hoặc tra cứu sau này 

Odoo với ưu điểm vượt trội là việc quản lý tổng thể doanh nghiệp trong cùng một phần mềm, kế toán mua hàng được sử dụng các tính năng liên kết chặt chẽ với bộ phận mua hàng, giúp quy trình mua hàng - thanh toán - theo dõi công nợ - các báo cáo mua hàng, báo cáo công nợ được tự động liên kết, tự động tạo thành một cách chính xác nhất và nhanh chóng nhất; phục vụ nhu cầu quản lý chi tiết và kịp thời có hàng hóa sử dụng hay quan trọng hơn, có nguồn hàng dồi dào cung cấp cho khách hàng.