Nền tảng website doanh nghiệp & thương mại điện tử

Thông thường khi doanh nghiệp không sử dụng phần mềm hoặc sử dụng phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán riêng lẻ thì nhiệm vụ của kế toán bán hàng, hay kế toán công nợ là tập hợp, thu gom chứng từ được chuyển từ bộ phận bán hàng sang để xuất hóa đơn, theo dõi thanh toán và công nợ của khách. Tuy nhiên nếu lượng lưu chuyển hàng hóa nhiều, doanh nghiệp cần có đội ngũ kế toán đông để đảm bảo thông tin nhanh, chính xác phục vụ khách hàng. Đặc biệt với các chuỗi cửa hàng thì tại mỗi cửa hàng cũng cần phải có kế toán đủ chuyên môn để kiểm soát và phục vụ thủ tục bán hàng kịp thời cho khách.

Với Odoo, tất cả quy trình công việc đó được làm tự động và rút gọn. Tất cả các thông tin cần được tập hợp sang kế toán đã được nhập từ khi báo giá cho khách và được kế thừa, chuyển sang kế toán khi bộ phận bán hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng. Toàn bộ thông tin lịch sử mua hàng, công nợ, tuổi nợ của đối tác được tập hợp tự động, liên tục và tức thời giúp cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phân liên quan và kiểm soát tốt tất cả các khâu.

Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn các bước cần thiết để vận dụng nghiệm vụ này trong phần mềm

Liên kết tính năng Bán hàng và Kế toán

Bạn có thể tham khảo sự liên kết giữa bán hàng và kế toán tại:

https://bizgo.vn/blog/detail/33/thong-tin-hoa-don-va-tien-do-giao-hang-cho-nhan-vien-ban-hang-voi-odoo

Nghiệp vụ kế toán bán hàng - thu tiền

Lúc này, kế toán theo truy cập Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn:

Với các bộ lọc, kế toán dễ dàng nhóm được các hóa đơn được tạo dự thảo để tiến hành công tác đối chiếu, kiểm tra với các giấy tờ liên quan

Sau khi kiểm tra các thông tin hợp lý, hợp lệ, sửa đổi hay bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết sẽ Vào sổ để ghi nhận thông tin hóa đơn

Ngay trên hóa đơn, phần mềm thiết kế việc in và gửi thông tin hóa đơn bản mềm qua email (được điền đầy đủ thông tin khi tạo khách hàng)

Biểu mẫu gưi hóa đơn hiện ra cho phép bạn có thể tùy chỉnh chọn in và gửi hoặc chỉ gửi, thêm thông tin người nhận hóa đơn, chủ đề của email hay cả nội dung email cần soạn, file hóa đơn được tự động đính kèm vô cùng tiện lợi.

Nhấn In và gửi hoặc Gửi (nếu bạn chỉ tích chọn gửi ở bên trên) để chuyển thông tin hóa đơn đến khách hàng.
Hóa đơn được vào sổ, đồng thời ghi nhận khoản phải thu khách hàng tăng lên. Căn cứ điều khoản thanh toán đã được thống nhất, khi khách hàng thanh toán tiền cho hóa đơn cụ thể (tiền mặt hay tiền gửi) kế toán đến trực tiếp hóa đơn và nhấn chọn Thanh toán

Cửa sổ mở ra cho phép kế toán lựa chọn các thông tin phù hợp, xác nhận để ghi lại thông tin thanh toán cũng như đưa hóa đơn về trạng thái Đã được thanh toán

Ví dụ thu tiền mặt 1 lần cho hóa đơn với giá trị 13.750.000đ, sau khi xác nhận phiếu thanh toán, hóa đơn trả về trạng thái Nợ đến hạn bằng 0

Chi tiết nghiệp vụ thu chi tiền liên quan xem thêm tại:

Kiểm tra chi tiết các phát sinh

Để kiểm tra toàn bộ các bút toán được sinh ra kế toán có thể truy cập theo 2 cách:

Cách 1: Truy cập Kế toán > Kế toán > Bút toán sổ nhật ký:

Tại đây, Odoo cho phép có thể tùy chỉnh xem xét theo các bộ lọc/ các kiểu nhóm bút toán khác nhau, ở đây ta ví dụ xem các bút toán được nhóm theo sổ nhật ký:

Bấm vào mũi tên trỏ xuống, chúng ta sẽ xem chi tiết được từng bút toán và có thể mở ra để xem phát sinh chi tiết:

Cách 2: Truy cập Kế toán > Kế toán > Phát sinh kế toán

Để xem được phát sinh kế toán cần bật chế độ phát triển: Ngay sau web trên link truy cập, bạn thêm ?debug=1

Tương tự, với rất nhiều tính năng được liệt kê tại bộ lọc/ kiểu nhóm kế toán sẽ tìm được các phát sinh mong muốn, ví dụ: tìm các phát sinh liên quan đến tài khoản 131 và đã được vào sổ

Các báo cáo cơ bản

Ngay tại Kế toán > Kế toán > Mua hàng/ Sổ cái đối tác: Kế toán hay các quản lý có thể xem được báo cáo mua hàng cũng như xem được thông tin công nợ của đối tác thông qua Sổ cái đối tác một cách chi tiết và đầy đủ theo từng hóa đơn phát sinh...

Để xem báo cáo công nợ chi tiết theo các chỉ tiêu phát sinh Nợ/ Có đặc thù của nghiệp vụ kế toán đối với nhà cung cấp truy cập Kế toán > Báo cáo > Tuổi nợ phải trả hoặc Sổ cái đối tác để chi tiết các phát sinh nợ/ có, số dư đầu kỳ/ cuối kỳ...

Ví dụ báo cáo tuổi nợ phải thu, được tổng hợp thể hiện theo từng khách hàng; bấm chuột vào mũi tên ngay đầu tên mỗi nhà khách hàng, phần mềm sẽ chi tiết cho người xem các hóa đơn phát sinh, bút toán sổ nhật ký, hay thêm chú thích cho phát sinh...

Trường hợp khác

Ở phía trên, chúng ta tìm hiểu nghiệp vụ kế toán bán hàng với mối quan hệ chặt chẽ với quy trình bán hàng của đội bán hàng, tuy nhiên trong doanh nghiệp nói chung có phát sinh những khách hàng lẻ, mua hàng và thanh toán ngay thì thực hiện xuất hóa đơn như thế nào?

Odoo - Kế toán hoàn toàn cho phép kế toán có thể tự tạo lập hóa đơn trong hệ thống dựa vào thông tin trực tiếp của khách hàng bằng cách truy cập: Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn và chọn Tạo mới:

Kế toán tiếp nhận thông tin khách hàng để hoàn thiện các ô thông tin trên hóa đơn, vào sổ để ghi nhận hóa đơn và chuyển đến khách hàng bằng cách in trực tiếp đưa khách hoặc gửi email tương tự như hướng dẫn bên trên

Nghiệp vụ thanh toán sau đó cũng như kiểm tra các phát sinh kế toán sinh ra được thực hiện tương tự như hướng dẫn bên trên.