Tổng quan về kế toán trong Odoo và ứng dụng kế toán theo Việt Nam

Kế toán là Bộ phận góp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản lý tài chính nói riêng. Thông thường, các kế toán viên sử dụng các phần mềm kế toán riêng lẻ để thực hiện công việc hạch toán kế toán trong doanh nghiệp.

Thực trạng hiện nay với các doanh nghiệp này là số liệu kế toán được tổng hợp từ hóa đơn chứng từ do các bộ phận trong công ty dồn về cho bộ phân kế toán tập hợp và phản ánh lên sổ sách. Như vậy doanh nghiệp sẽ gặp phải một số vướng mắc như sau:

• Số liệu kế toán có độ trễ so với thời gian phát sinh nghiệp vụ do việc tập hợp chứng từ.

• Khó khăn trong việc theo vết từ khi bắt đầu phát sinh các nghiệp vụ.

• Có thể gặp vấn đề về tính minh bạch của dữ liệu vì phụ thuộc nhiều vào trình độ và tính trung thực của bộ phận kế toán.

• Số liệu các báo cáo có độ trễ tùy vào quy mô của doanh nghiệp.

• Khó hoạch định được tài chính do các số liệu dự báo từ các bộ phận nghiệp vụ khác không được cập nhật liên tục.

• v.v.

Nằm trong hệ thống giải pháp quản trị tổng thể ERP, phân hệ Kế toán của Odoo - BMS có nhiều tính năng ưu việt, đã và đang trở thành giải pháp tối ưu cho nhiều Doanh nghiệp.

Kế toán trong Odoo/BMS

Đối với bất cứ hệ thống ERP nào, hệ thống kế toán – tài chính là yếu tố nền tảng, là phân hệ chức năng cốt lõi. Ứng dụng kế toán trong hệ thống ERP có những điểm ưu việt gì để doanh nghiệp quyết định đầu tư phần mềm này thay vì các phần mềm kế toán đơn lẻ khác?

 

Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất toàn hệ thống ERP, phân hệ kế toán sẽ có sự kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, giúp tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Lợi ích ứng dụng Kế toán Odoo mang lại

Tính năng kế toán của Odoo-BMS là ứng dụng kế toán đẹp được thiết kế cho nhu cầu của thế kỷ 21:

• Là trái tim của hệ thống, phân hệ kế toán liên kết chặt chẽ và nhận dữ liệu từ các bộ phận khác đẩy sang.

• Các phát sinh kế toán được hạch toán tự động theo các quy tắc định sẵn giúp giảm tải đến 70% công việc của kế toán viên.

• Các số liệu được nhập duy nhất 1 lần từ các nghiệp vụ của doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, kho hàng, sản xuất, lương, bán thương mại điện tử.... và được chuyển sang kế toán giúp tránh các sai sót khi nhập liệu nhiều lần trên 1 chứng từ như cách của các phần mềm kế toán thông thường.

• Kế toán BMS kết nối trực tiếp với ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến (paypal, ngân lượng, VNPay..) của bạn. Giao dịch được đồng bộ hóa mỗi giờ và diễn ra nhanh chóng.

• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực được cập nhật ngay lập tức khi có bất kỳ phát sinh tự động nào được sinh ra giúp cho ban lãnh đọa luôn luôn có số liệu để ra các quyết định điều hành và giúp cho nhân viên bộ phân kế toán không còn vất vả để tập hợp số liệu, báo cáo...

• v.v.

Với BMS, tính năng kế toán đáp ứng đầy đủ các quy trình thực tế tại doanh nghiệp, cũng như các yêu cầu quản lý mà chúng ta sẽ được tìm hiểu chi tiết tại các bài viết tiếp theo.

Tính năng cơ bản của Phân hệ Kế toán BMS

Hoạch đồ kế toán Thông tư 200

• Điều chỉnh và bổ sung để tương thức với hoạch đồ các tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính.

Kế toán Mua

• Hoá đơn Nhà cung cấp (Vendor Bill).

• Hoá đơn Hoàn trả (Vendor Credit Note).

• Thanh toán nhà cung cấp (Vendor Payment).

• Biên lai mua hàng (Purchase Receipt).

Kế toán Bán

• Hoá đơn Khách hàng (Vendor Bill).

• Hoá đơn Hoàn trả (Customer Credit Note).

• Khách hàng Thanh toán (Customer Payment).

• Biên lai Bán hàng (Sales Receipt).

 

Kế toán Kho

• Cho phép cấu hình và tự động tạo bút toán nhập/xuất kho vật tư, hàng hóa, công cụ, thành phẩm,...

• Cho phép cấu hình và tính giá xuất kho theo 03 (ba) phương pháp:

  • giá tiêu chuẩn

  • bình quân gia quyền

  • FIFO:

• Nếu có giao nhận theo lô/seri thì phương pháp này được coi là thực tế đích danh.

Kế toán Công nợ

• Tự động xác lập công nợ khi xác nhận hoá đơn.

• Tự động xác lập công nợ khi vào sổ bút toán kế toán công nợ.

• Giải nợ khi đối soát bút toán thanh toán với bút toán công nợ.

Quản lý Tài sản

• Tài sản là một đối tượng kế toán trong Odoo, được ứng dụng để quản lý các tài sản & công cụ dụng cụ theo nghiệp vụ kế toán (phân bổ, trích khấu hao, tiêu huỷ, bán).

• Hỗ trợ các tiêu thức phân bổ / trích khấu hao sau:

  • Phân bổ theo số lần định trước với chu kỳ định trước

  • Phân bổ cho đến ngày định trước với chu kỳ định trước

• Hỗ trợ các phương pháp / trích khấu hao:

  • Đường thẳng

  • Giảm dần (với hệ số giảm được định trước)

• Tự động tạo tài sản khi xác nhận hoá đơn mua tài sản

• Tự động trích khấu hao / phân bổ không hạn chế số lượng tài sản

• Khả năng tương thích với chuẩn mực kế toán Việt Nam về trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị Công cụ dụng cụ.

Kế toán Tổng hợp

• Đa tiền tệ

• Cho phép theo dõi biến động tỷ giá bằng biểu đồ

• Hỗ trợ quy đổi chính xác các đồng tiền mệnh giá thấp (như Đồng Việt Nam) với các đồng tiền mệnh giá cao (như USD, GBP, v.v.).

• Bút toán Kế toán thủ công

Tích hợp với Bán hàng

• Tạo & Kiểm soát hoá đơn xuất cho khách hàng theo nhiều phương thức:

  • Hoá đơn theo đơn bán

  • Hoá đơn dựa trên lô hàng giao

  • Hoá đơn trước khi giao hàng hóa

• Hoá đơn có trạng thái là mặc định “Dự thảo” để kế toán viên có thể kiểm soát và xác nhận sau khi đã thẩm định thông tin chính xác.

• Theo dõi giá trị đã xuất hoá đơn của một đơn bán (SO)

Tích hợp với Mua sắm

• Tự động tạo & Kiểm soát hoá đơn nhà cung cấp theo nhiều phương thức:

• • Hoá đơn theo đơn mua

  • Hoá đơn dựa trên lô hàng về

• Hoá đơn có trạng thái là “Dự thảo” để kế toán viên có thể kiểm soát và xác nhận sau khi đã thẩm định thông tin chính xác.

• Theo dõi giá trị đã xuất hoá đơn của một đơn mua (PO)

• Kế toán Quản trị

Báo cáo

• Phân tích hoá đơn

• Phân tích bút toán / hệ thống tài khoản

• Phân tích tài chính

• Phân tích tài khoản kế toán quản trị

• Phân tích tài sản

• Phân tích & theo dõi công nợ đối tác (khách hàng, nhà cung cấp)

Phân tích Kế toán thông minh

• cung cấp các công cụ BI (Business Intelligence) để phân tích các số liệu kế toán đa chiều với nhiều tiêu chí khác nhau:

• Phân tích bút toán kế toán

• Phân tích bút toán kế toán quản trị

• Phân tích ngân sách

Kế toán sản xuất

• Cung cấp khả năng tính giá thành sản xuất theo thời gian thực.

• Giá thành sản xuất được tính bằng giá vốn nguyên vật liệu + chi phí sinh ra bởi các hoạt động sản xuất

Tạm ứng Nhân viên

• Quản lý toàn bộ hoạt động tạm ứng nội bộ, cho phép:

• Nhân viên đề xuất tạm ứng

• Cán bộ quản lý duyệt

• Nhân viên đối soát khoản tạm ứng với khoản mua/bán hàng (tự động cân đối với tài khoản tạm ứng, vd: 141)

• Thanh quyết toán tạm ứng bất kỳ lúc nào

• Báo cáo/Phân tích động về tạm ứng

Kế toán lương cao cấp

• Các dữ liệu mặc định nhằm tiết kiệm thời gian nhập liệu cho bộ phận tiền lương (nhân sự) khi làm lương.

• Tạo bút toán kế toán lương ở giai đoạn xác nhận phiếu lương, thay vì hoàn thành.

Kế toán lương Việt Nam

• Tự động hạch toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, v.v. theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

• Quản lý công nợ tiền công/tiền lương

Doanh thu/ Chi phí Hoãn lại

• Cho phép phân bổ và hoãn lại các khoản doanh thu và Chi phí trả trước.

• Hỗ trợ các tiêu thức phân bổ sau:

• • Phân bổ theo số lần định trước với chu kỳ định trước

  • Phân bổ cho đến ngày định trước với chu kỳ định trước

• Hỗ trợ các phương pháp phân bổ sau:

• • Đường thẳng

Báo cáo kế toán động (Dynamic Accounting Reports)

• Cung cấp các báo cáo kế toán động có thể phân tích và truy vết số liệu. Các báo cáo bao gồm:

  • Báo cáo tài chính:

    • Báo cáo Lỗ & Lãi (P&L)

    • Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

    • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cashflow Statement)

      • Tóm tắt cho Quản lý (Executive Summary)

  • Báo cáo đối tác:

    • Báo cáo tuổi nợ phải thu

    • Báo cáo tuổi nợ phải trả

    • Sổ cái đối tác

• Báo cáo Kiểm toán

  • Báo cáo thuế

  • Sổ cái

  • Cân đối thử

  • Báo cáo hợp nhất theo sổ nhật ký (đa công ty)

  • Cung cấp các công cụ lọc và so sánh số liệu giữa các kỳ (tháng/quý/năm

Chúng tôi sẽ tiếp tục có những bài hướng dẫn để bạn có thể sử dụng thành thạo các tính năng kế toán để có một hệ thống ERP thực sự phù hợp với các doanh nghiệp Việt.