Quản lý Nghỉ trong Odoo

Tổng quan

Thiết lập trong Odoo

Odoo cung cấp cho chúng ta tính năng Time Off (ở bản 12 là Leaves) để quản lý các hoạt động xin nghỉ của nhân viên. Quy trình xin nghỉ - phê duyệt khoa học, linh hoạt với duyệt nghỉ 2 cấp độ. Không còn gọi điện thoại hay giấy tờ chuyển qua lại, mọi thứ được ghi lại trên hệ thống. Các quản lý sẽ nhận được thông báo xin nghỉ từ nhân viên và ở chiều ngược lại nhân viên cũng nhận được thông báo từ chối hay chấp thuận nghỉ ngay tức khắc. Các báo cáo thông minh, dễ sử dụng giúp người quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình nhân sự hiện tại

Đối tượng sử dụng

Cả nhân viên và người quản lý đều là đối tượng sử dụng của module Nghỉ này.
Cấp quản lý có thể phê duyệt và kiếm soát xin nghỉ
Các nhân viên có thể tự xin nghỉ trong phần mềm hoặc quản lý có thể log lại ngày nghỉ cho các nhân viên không sử dụng phần mềm trực tiếp ( ví dụ như bảo vệ, tạp vụ,..)

Thiết lập cơ bản

Cài đặt module Time Off

Trước tiên bạn cần có module Time Off được cài lên (Xem hình minh họa).

Thiết lập các kiểu nghỉ

Odoo phân loại các hành động Nghỉ trong doanh nghiệp thành các Kiểu Nghỉ có cùng tính chất để dễ dàng cho việc phê duyệt, tính lương và báo cáo. Tùy thực tế mỗi doanh nghiệp các Kiểu nghỉ sẽ có cầu hình khác nhau

Để tạo mới các kiểu nghỉ: Time Off Configure Time Off Type Create

Trong quá trình tạo mới kiểu nghỉ cần lưu ý 1 số thông tin sau:

Các option:

Payroll Code: Mã code dùng cho hoạt động tính lương
Is Unpaid: Lựa chọn xem đây có phải kiểu nghỉ không được trả lương hay không
Take Time Off in : cho phép xin nghỉ theo Ngày, Nửa ngày hay theo Giờ

Validation/Thẩm định: Quy định các cấp duyệt với mỗi kiểu nghỉ

2 cấp độ duyệt: Team Leader duyệt > Cán bộ quản lý nghỉ duyệt
Không cần duyệt
1 cấp độ duyệt:
- Cán bộ quản lý nghỉ duyệt
- Team Leader duyệt (Team Leader được xác định trên hồ sơ nhân sự )

Allocation: Cấp phát, là hành động để xác định trước xem mỗi nhân viên có bao nhiêu ngày/ giờ nghỉ tương ứng với mỗi kiểu nghỉ

Không yêu cầu cấp phát
Cấp phát tự do: Nhân viên có thể tạo đề nghị cấp phát nghỉ cho lãnh đạo phê duyệt
Cấp phát bởi HR: Là kiểu nghỉ mà chỉ có HR mới cấp phát được

Validity: Thời gian mà kiểu nghỉ này có hiệu lực

Calendar: Cách ngày nghỉ được ghi nhận trên Lịch và Báo cáo

Xin nghỉ - Duyệt nghỉ

Quy trình cơ bản

Tùy theo đặc thù mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình xin nghỉ -duyệt nghỉ khác nhau. Ở đây Odoo mô tả 1 quy trình xin nghỉ cơ bản với 2 cấp duyệt.

Bắt đầu từ 1 yêu cầu xin nghỉ, Yêu cầu này được chuyển qua cho trưởng team (trưởng phòng) xét duyệt. Thông thường trưởng phòng sẽ đóng vai trò điều phối nhân sự và xét duyệt tính hợp lý của đơn xin nghỉ này. Trong trường hợp thiếu nhân sự hoặc công việc có yêu cầu đặc biệt, có thể đơn xin nghỉ này sẽ bị từ chối. Trưởng phòng cũng cần nắm được tình hình nhân sự của phòng ban/ team mình quản lý

Nếu bị từ chối, đơn nghỉ sẽ được trả lại cho người lao động. Nếu trưởng phòng duyệt, đơn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận hành chính nhân sự. Lúc này bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò ghi nhận tính hợp lệ của đơn xin nghỉ. Ví dụ người lao động chỉ xin nghỉ phép 1 ngày nhưng người này đã hết phép, vậy thì kiểu nghỉ phép sẽ phải chuyển sang kiểu nghỉ không lương,.. Hơn hết, việc nhân sự duyệt nghỉ cũng là để hợp thức hóa với việc tính lương thưởng và các nghiệp vụ hành chính khác.

Odoo là một hệ thống linh hoạt. Người dùng có thể tự tổ chức việc phê duyệt các cấp đối với mỗi kiểu nghỉ (xem mục thiết lập ở bên trên)

Các bước xin nghỉ- duyệt nghỉ trên hệ thống

Bước 1. Xin nghỉ. Vào module Time Off và tạo đề nghị Nghỉ theo nhu cầu

Bước 2. Trưởng team Phê duyệt hoặc Từ chối đề nghị nghỉ

Bước 3. Phòng Nhân sự Phê duyệt hoặc Từ chối đề nghị nghỉ

Nếu bị từ chối, đơn nghỉ sẽ có trạng thái Refuse

Sau khi được chấp thuận hoàn toàn, đề nghị nghỉ ở trạng thái Approved

Trường hợp xin nghỉ với một nhóm nhân sự

Khi một phòng ban hay toàn bộ công ty có lịch nghỉ (ví dụ nghỉ du lịch, nghỉ Lễ,..), người quản lý bộ phận hành chính nhân sự có thể tạo Đề nghị nghỉ với 1 nhóm nhân viên.

Cách làm: khi tạo đề nghị nghỉ, ở phần Mode chọn nhóm nhân viên tương ứng. Mặc định Odoo hỗ trợ: